
Дата проведения | 28.02.2025 |
Форма участия |
|
О мероприятии
Организация обязана обеспечить сохранность и уничтожение документов, образующихся в процессе ее деятельности, в течение установленных сроков хранения и уничтожения (ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ). Повсеместное использование электронных документов (ЭД) на практике порождает много (пока неурегулированных законодателем) вопросов: можно ли создавать в электронном виде документы постоянного срока хранения, как и где безопасно хранить, как правильно оформить уничтожение и др. Частично ответы на эти вопросы даны в гл.X Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (Приказ РА от 31.07.2023 №77)
Программа ориентирована на руководителей служб ДОУ, начальников отделов (управления) делопроизводства и архива, архивистов, специалистов отдела кадров, юристов, руководителей (администраторов) СЭД и/или СХЭД
В программе: разъяснение требований НПА, Правил, регламентирующих организацию текущего (оперативного) и длительного хранения документов (Приказ РА от 31.07.2023 №77); вопросы по установке сроков хранения; практические рекомендации организации хранения и уничтожения ЭД; рекомендации по обеспечению достоверности, надежности ЭД; обзор судебной практики и др.
Спикеры
ЯНКОВАЯ Валентина Федоровна — к.и.н., консультант, автор многочисленных статей, разработчик национальных стандартов, доцент кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления РГГУ
ХРАМЦОВСКАЯ Наталья Александровна — к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», национальный эксперт ИСО, старший преподаватель РАНХиГС, член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International и Международного Совета Архивов
Программа
* программа актуализирована с учетом изменений в регулировании
- Нормативное регулирование организации хранения документов
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (Приказ РА от 22.05.2019 №71). Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (Приказ РА от 31.07.2023 №77): кто обязан применять, а для кого рекомендовано (разъяснение). Стандарты ИСО по управлению документами и организации их хранения (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301, ГОСТ Р ИСО 30302-2022, ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR). Перспективы развития нормативной базы - Комплектование, архивное хранение, учет ЭД (Гл.X Правил, утв. Приказ РА от 31.07.2023 №77)
Дубликаты, копии, оцифровка. Юридические условия замены бумажного документа юридически значимым ЭД. Особенности хранения ЭД в организациях источниках комплектования - Установка сроков хранения ЭД
Приказ РА от 20.12.2019 №236: особенности применения разных сроков хранения к одному и тому же документу; оценка риска, судебная практика (обзор). ЭД длительного срока хранения: сохранение юридической значимости, аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения - Обеспечение достоверности и надежности ЭД: рекомендации эксперта (ГОСТ Р 54471-2011)
Обеспечение долговременной сохранности ЭД (ГОСТ Р 54989-2012); процессы конверсии и миграции ЭД (ГОСТ Р 13008-2015). Проблемы потери документа - Техническое управление архивным хранением ЭД; гибридные дела, аутсорсинг
Выбор формата; выбор носителей информации; требования к метаданным; обеспечение сохранности документов, подписанных ЭЦП/УЭП (с учетом норм ФЗ от 04.08.2023 №457-ФЗ) - Уничтожение электронных (бумажных) документов
НПА: проблемы и недостатки. Экспертиза ценности документа: результат, особенности для ЭД. Практические рекомендации по уничтожению. Судебная практика, связанная с неправильным уничтожением документов - Системы управления документами и электронных архивов
Критерии выбора программных продуктов для создания электронного архива. Порядок внедрения информационных систем для хранения ЭД