ООО «Академия бизнеса»
Дата | |
Место проведения | |
Форма участия |
|
АРХИВНАЯ ПРОГРАММА
РЕГИСТРАЦИЯ НА СЕМИНАР ЗАКРЫТА
Программа мероприятия
Круг обязанностей и полномочий Административного директора / Управляющего делами достаточно широк: в них входят организация, контроль, воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, во многом зависит эффективность деятельности всей компании.
В крупных компаниях Административный директор управляет секретарями, канцелярией, клинингом, пищеблоком, курьерами, транспортом, совершенствует документооборот компании и работу архива, управляет автопарком, занимается организацией командировок, контролирует инженерные коммуникации, при необходимости общается с МЧС, Роспотребнадзором и т. д. На такой работе нужна выдержка, организаторские навыки и способность делать несколько дел одновременно. Административный директор входит в число топ-менеджеров, и отчитываться ему придется перед самым высоким руководством.
Кроме того, сложное время диктует новые требования к специалистам. Как повысить экономичность и эффективность эксплуатации зданий, помещений, обеспечить безопасность в условиях ограничения ресурсов и жестких нормативно-правовых требований? Как выполнить новые санитарно-эпидемиологические требования к эксплуатации помещений, зданий, сооружений, оборудования и транспорта?
Как обеспечить бесперебойную работу компании в условиях кризисных ограничений, сбоя поставок, санкций?
Как обеспечить согласованность действий административных служб и их взаимодействие с другими отделами предприятия? Как правильно спланировать работу и бюджет? Как выбрать надежного поставщика, а также организовать эффективный клининг, работу склада и провести инвентаризацию?
Кроме того, программа «Цифровая экономика» требует переосмысления понятий электронного документа и электронного архива, формирования новых подходов к построению и внедрению соответствующих систем.
Ответы на эти и многие другие вопросы получат слушатели курса.
Программа разработана в соответствии с требованиями профессиональных стандартов Специалист административно-хозяйственной деятельности (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 02.02.2018 № 49н); Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией (утв. приказом Министерством труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 года N 333н)
ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ: Административные и исполнительные директора; Управляющие делами; Заместители генерального директора по общим вопросам; Начальники и заместители управления делами; Руководители и специалисты административно-хозяйственных подразделений
ПРОГРАММА МЕРОПРИЯТИЯ
- 1.Система управления и административного обеспечения в организации. Основные элементы системы управления. Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией. Цели и задачи административного обеспечения. Объекты и инструменты управления Административного директора/Управляющего делами. Типовое положение административной службы. Матрица ответственности.
- 2.Контроль и анализ бизнес-процессов. Понятие бизнес-процессов, находящихся в зоне ответственности в зоне Административного директора/Управляющего делами. Технологии оптимизации бизнес-процессов. Оптимизация с помощью технологии SIPOC
- 3.Оценка эффективности деятельности АХО и выявление резервов ее повышения. Анализ эффективного использования бюджета в АХО. Варианты сокращения затрат для подразделений АХО. Целесообразность и возможности использования услуг сторонних организаций в деятельности АХО. Формирование бюджета административной деятельности. Классификация затрат для целей принятия управленческих решений. Планирование состава и частоты работ. На чем можно сэкономить в условиях ограниченных ресурсов? Оптимизация затрат.
- 4.Требования профессиональных стандартов «Специалист административно-хозяйственной деятельности», «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Административный директор/Управляющий делами: основные задачи и должностные функции и компетенции. Знания, умения и навыки. Что поменялось в требованиях?
- 5.Обеспечение санитарно-эпидемиологической безопасности организации. Требования законодательства 2020-2021. Обеспечение СИЗ и другие меры.
- 6.Юридическое обеспечение работы административного директора. Договорная работа, в том числе с ресурсоснабжающими организациями. Договоры подрядного типа, на поставку; на техническую эксплуатацию оборудования. Правовые основы привлечения сторонних организаций для обслуживания объекта, выполнения ремонтных работ, контроля технического состояния объекта и инженерных сетей
- 7.Рекомендации при составлении и заключении договоров. Стороны договора. Типы и виды сторон по договору как субъектов гражданско-правовых отношений. Понятие и виды договоров. Обязательные условия договоров. Структура и содержание договора. Содержание преамбулы договора. Обязательные условия договоров. Дата подписания договора и дата вступления договора в силу. Исполнение договора. Форма и способ исполнения договора. Приложения к договору. Изменение и расторжение договора. Типичные ошибки при составлении договоров.
- 8.Выбор поставщиков и сервисных компаний. Как повысить качество поставляемых товаров и предоставляемых услуг. Выбор надежного поставщика. Привлечь стороннего подрядчика или выполнить работы своими силами: что выгоднее? Методики подсчета. Критерий оценки поставщиков. Проведение переговоров.
- 9.Организация офисных поставок. Управление запасами. Определение потребности в товаре. Планирование офисных поставок. Матрицы АВС и XYZ. Расчет страхового запаса. Плюсы и минусы разных методов закупок.
- 10.Клининг: организация эффективной работы. Выбор клининговой компании. Что важно учесть в договоре на оказание клининговых услуг? Стандарты и технологии проведения санитарно-гигиенических мероприятий, необходимые ресурсы. Мониторинг процессов уборки, критерии и методы контроля эффективности. Благоустройство территории.
- 11.Законы и нормы, регламентирующие раздельный сбор мусора. С чего начать? Пошаговый алгоритм организации раздельного сбора мусора. Затраты и доходы от раздельного сбора мусора.
- 12.Организация транспортного обеспечения. Закрепление автотранспорта за руководителями, структурными подразделениями (жесткое/гибкое). Критерий выбора автотранспортных средств. Контроль деятельности и отчетность автотранспортного подразделения. Особенности работы водителя VIP. Оплата труда и стимулирование водителей. Материальная ответственность водителей. Режим труда и отдыха водителей. Прохождение медицинского осмотра.
- 13.Общие требования к организации технической эксплуатации. Техническая документация по эксплуатации зданий и сооружений. Эксплуатационная документация длительного хранения.
- 14.Хозяйственное обслуживание зданий, помещений: техническое обслуживание инженерных систем; уборка и санитарное содержание помещений и территорий; аварийно-диспетчерское обслуживание. Автоматизация контроля работы инженерных систем. Внедрение технических средств экономии ресурсов.
- 15.Организация ремонтных работ. Организация и контроль проведения технического обслуживания офиса/здания. Планирование ремонтов: система планово-предупредительных ремонтов; виды ремонтов; горизонты планирования и виды планов; порядок документирования ремонтов. Подготовка ремонтных площадок и прилегающей территории. Контроль и качество выполняемых работ.
- 16.Минимизация потерь в офисе и Бережливый офис (система 5С). Поток создания ценности. Определение ценности деятельности. Виды и источники потерь в офисе. Способы борьбы с факторами, отнимающими время. 5С – Бережливый офис.
- 17.Здоровый офис. Требования к организации и обустройству инфраструктуры для отдыха и здоровья на предприятии. Безопасная работа в условиях форс-мажора.
- 18.Инвентаризация: порядок проведения, сложные вопросы. Ответственность должностных лиц за повреждение или утерю материальных ценностей.
- 19.Организация работы приемной. Оформление приемной и рабочих мест секретарей и персональных ассистентов. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема делегаций. Основы делового гостеприимства.
- 20.Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций). Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Документирование деловых мероприятий. Организация сервисного обслуживания (фуршет, бизнес-ланч, ужин). Организация культурной программы
- 21.Организация документооборота в компании. Государственные и локальные нормативные акты по делопроизводству. Понятие и состав реквизитов документов по ГОСТ 7.0.97-2016. Требования к оформлению бланков. Состав и виды документов. Построение документооборота организации. Оптимизация схем движения документов. Построение электронного документооборота. Сроки исполнения и контроль исполнения документов. Ответственность за исполнение документов и поручений. Систематизация и хранение документов. Нормативное регулирование в области работы с архивными документами. Новое в сроках хранения документов. Разработка и внедрение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к архивному хранению. Экспертиза ценности документов. Выделение дел и документов к уничтожению. Выбор способа уничтожения документов и документирование процесса.
- 22.Организация работы архива предприятия. Место архива в организационной структуре предприятия и задачи архива. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов. Расчет площадей под размещение архива. Правила размещения документов в архиве.
- 23.Автоматизация документооборота и архива. Нормативное регулирование в области работы с электронными документами. Управление документами предприятия в условиях СЭД. Программа «Цифровая экономика Российской Федерации», какое влияние она может оказать на работу с документами. Особенности создания, подписания, согласования, учета и хранения электронных документов. Основные возможности и проблемы с внедрением электронных систем. Создание электронного архива. Форматы хранения электронных документов. Правила использования и уничтожения электронных документов.
- 24.Составление организационно-распорядительных документов (ОРД). Составление должностных инструкций и положений. Документы справочно-информационные. Составление и оформление актов. Составление и оформление протоколов. Распорядительные документы
- 25.Эффективная деловая переписка. Классификация деловых писем. Структура и композиция делового письма. Особенности переписки с государственными органами власти и управления. Особенности электронной переписки. Внутрикорпоративная переписка.
- 26.Основы делового этикета и деловой коммуникации. Деловой этикет и имидж компании. Субординация и этика делового общения. Рабочий день в офисе. Внешний имидж сотрудников компании. Речевой и телефонный этикет. Невербальное общение в деловой сфере.
- 27.Организация работы административной службы. Организационная структура подразделения. Организация коммуникаций и взаимодействия. Распределение полномочий и ответственности за выполнение задач. Контроль и оценка деятельности службы. Определение критериев для оценки эффективности деятельности административных работников. Организация оперативного контроля качества выполненных работ. Отчетность служб и руководителя АХО. Сбор и обработка рекламаций
- 28.Управление мотивацией персонала. Принципы разработки мотивационных схем персонала. Система KPI для руководителя и персонала административной службы.
- 29.Социально-психологические аспекты работы Административного директора/Управляющего делами. Влияние психологических и физиологических факторов на поведение работников. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтом. Этапы разрешения конфликтных ситуаций. Разрешение производственных конфликтов.
- 30.Особенности проведения проверок контролирующими (надзорными) организациями. Основные законодательные нормы и требования. Перечень и полномочия органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, уполномоченных на проведение государственного контроля (надзора).
СТОИМОСТЬ ON-LINE ТРАНСЛЯЦИИ КУРСА :
У вас появились вопросы? ПО ВОПРОСАМ РЕГИСТРАЦИИ И ПРОГРАММЫ:
Тел.: +7 843 518 78 02, +7 843 518 78 10, +7 843 518 73 86
rodo142@mail.ru