Программа мероприятия

В национальной программе «Цифровая экономика» заложены масштабные преобразования, которые должны в течение ближайших трех лет оказать серьезное влияние на работу каждого предприятия в Российской Федерации.

Цифровизации и государственному контролю будут подвержены все процессы от закупки материалов/товаров до выпуска продукции, ее движения, транспортировки, продажи. Полным ходом  идет  цифровизация трудовых отношений.

Результатом развития цифровых технологий станет качественное изменение работы каждого подразделения предприятия, в том числе за счет сокращения штата и пересмотра функционала, внедрения новых технологий обработки первичных документов и информации, модернизации технологических и учетных процессов, и в целом – сокращения издержек и роста производительности труда. 

При этом именно электронный документооборот является той  базой, на основе которой можно заниматься дальнейшей цифровизацией.

О введении полного электронного документооборота многие коммерческие компании серьезно задумались в период пандемии, а вот для бюджетного сектора электронный документооборот уже с 2021 года станет обязательным.

Еще один важный тренд связан с юридически значимым электронным документооборотом, переходом на безбумажный обмен документами не только внутри организации, но и с внешними контрагентами.  В июле 2020 вступает в силу Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ года, вносящий изменения в правила работы с электронной цифровой подписью (ЭЦП).  

Необходимость перехода на ЭДО осознана подавляющим большинством компаний и сейчас основной вопрос – не как внедрить ЭДО, а как оптимизировать, модернизировать и расширить систему электронного документооборота. Какие законодательные изменения произошли и каких стоит ожидать, как повысить эффективность ЭДО в компании и как интегрировать ЭДО в учетные системы? Как развиваются СЭД/ECM-системы на российском рынке? Какие инновации проникают в эту сферу?

Как понять, что имеющийся ЭДО не соответствует изменившимся потребностям компании? В каких случаях правильнее принять решение в пользу внедрения новой СЭД? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?

Как соответствовать новейшим технологиям Цифровой экономики и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Курс ориентирован на руководителей и специалистов служб ДОУ, общих отделов, архивов, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалистов отделов автоматизации, IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

1. Нормативное регулирование цифровой среды. Электронное взаимодействие юридических и физических лиц с государственными органами власти. Межведомственный обмен информацией в рамках контрольно-надзорной деятельности. Государственные информационные системы (ГИРБО, ГИИС «Электронный бюджет», ЕИС в сфере закупок, ЕИС ГОЗ, Единый портал государственных услуг и другие). Штрафы за нарушения в сфере обработки и распространения информации, автоматическая блокировка электронных ресурсов и другие меры контроля.

2. Электронный документооборот. Способы хранения и защиты информации. Коммерческая тайна. Персональные данные. Распределение ответственности за сохранность электронной информации между работниками предприятия. Квалифицированная электронная подпись физического лица. Облачные электронные подписи. Первичные бухгалтерские документы в электронном виде. Алгоритм согласования и принятия первичного электронного документа к бухгалтерскому и налоговому учету. Ответственность работников за достоверность электронных данных и своевременность их предоставления.

3. Сокращение трудоемкости обработки учетной информации. Сквозной контроль движения маркированной готовой продукции от производителя до конечного потребителя, Передача электронных данных в систему маркировки и в подразделения предприятия, ведущие учет. Обмен электронными данными между подразделениями предприятия. Универсальные передаточные документы в системах ЭДО. Использование штрих-кодов при инвентаризации и организации аналитического учета. Подтверждение доставки готовой продукции и товаров при помощи электронных документов (электронные транспортные накладные и путевые листы). Сбор сведений о различных хозяйственных операциях через онлайн-кассы.

4. Цифровизация трудовых отношений. Цифровой профиль физического лица. Справки, заявления и СНИЛС в электронном виде. Электронные трудовые книжки и трудовые договоры. Автоматическая идентификация и проверка налогового статуса, платежеспособности, отсутствия судимости, нахождения в реестре дисквалифицированных физических лиц при выдаче банковских кредитов, оформлении льгот и пособий, приеме на работу. Учет рабочего времени при помощи электронной системы пропусков на предприятии (электронная проходная): прогулы, переработки, недобросовестность работников при использовании пропусков. Возможность применения мер дисциплинарной ответственности на основании данных электронной проходной: обзор судебной практики.

5. Планирование действий по внедрению новых цифровых технологий на предприятии. Оценка текущего положения дел и имеющихся возможностей. Субсидии из федерального бюджета в рамках поддержки проектов по преобразованию приоритетных отраслей экономики и социальной сферы на основе внедрения отечественных продуктов, сервисов и платформенных решений (Постановление Правительства РФ от 05 декабря 2019 года №1598).

6. Управление документами предприятия в условиях СЭД.  Современные системы автоматизации работы с документами. Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности. Преимущества и недостатки, актуальные и сложные вопросы.

• централизованное безопасное хранение документов внутри компании и обмен данными с другими организациями; долгосрочное хранение электронных документов
•  юридически значимый электронный документооборот
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей
• регистрация входящих и исходящих документов
• просмотр и редактирование документов, контроль версий документов
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• работа с документами любых типов: офисными документами, изображениями, и т.д.,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности
• безопасное хранение и передача персональных данных в электронном виде
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера
• оптимизация бизнес-процессов компании с помощью ЭДО
• взаимодействие по передаче электронных документов с государственными органами и контрагентами
• перспективы внедрения электронных транспортных накладных
• как определить готовность процессов документооборота к роботизации и начать внедрение
• тенденции развития современных электронных архивов
• внедрение элементов искусственного интеллекта в СЭД/ECM 

Для выступления приглашены: эксперты-практики отрасли, представители 1С Документооборот, Компании ЭОС, СКБ Контур и др.