Необходимость и эффективность использования СЭД уже давно никому не нужно доказывать. Однако компании не останавливаются в поиске своей идеальной СЭД. Разработки, установленные много лет назад, морально устаревают. Они либо не справляются с возложенными на них задачами, либо справляются недостаточно эффективно, а любое их развитие становится невозможным или крайне рискованным.

К тому же развиваются сами предприятия, их потребности растут, появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, увеличение количества пользователей, появляется необходимость внедрения новых инструментов (например, мобильных приложений, расширения спектра бизнес-решений).

Как грамотно и эффективно организовать процесс внедрения СЭД? Как понять, что имеющаяся информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? На какие факторы обращать внимание? В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имеющейся информационной системы? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?

Как соответствовать новейшим тенденциям рынка информационных технологий и за счет этого существенно повысить эффективность работы предприятия?

Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению документацией организации», утвержденным Приказом Минтруда России от 10 мая 2017 года N 416н.

Курс ориентирован на руководителей и специалистов служб ДОУ, общих отделов, архивов, секретариатов, помощников руководителей, отвечающих за организацию и ведение документооборота, специалистов отделов автоматизации, IT-служб, решающих задачи внедрения и модернизации систем электронного документооборота, делопроизводства и электронных архивов.

ПРОГРАММА

• Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Программа «Цифровая экономика Российской Федерации» (распоряжение Правительства РФ от 28 июля 2017 года № 1632-р), какое влияние она может оказать на работу с документами.   Законодательное и нормативно-методическое регулирование работы с электронными документами. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарты в области систем управления документами.

• Внедрение / модернизация СЭД на предприятии, основные этапы, проблемы и их решения. Назначение СЭД и этапы их развития. Состав требований к современным СЭД. Роль службы ДОУ в составлении ТЗ, внедрении, сопровождении и обслуживании СЭД. Составление плана внедрения СЭД. Оптимизация существующих документационных процессов. Выбор программного продукта для корпоративной СЭД, критерии выбора. Взаимодействие заказчика и разработчика. Что нужно отобразить в ТЗ? Управление внедрением и модернизацией СЭД. Организационно-психологические факторы, усложняющие внедрение или модернизацию СЭД: недоверие электронному документообороту, низкая компьютерная грамотность персонала, необходимость разработки нормативной базы по использованию СЭД для сотрудников. Обучение персонала и доведения до каждого сотрудника ответственности за несоблюдение принятых регламентов. Локальные нормативные акты, регламентирующие применение СЭД.

• Управление документами предприятия в условиях СЭД. Централизация управления. Поддержка и контроль жизненного цикла документа. Построение маршрутов движения документов. Понятие «workflow». Понятие прямоточности движения документа в условиях применения технологий электронного документооборота. Организация совместной работы над документацией и обмен данными между подразделениями. Разграничение полномочий сотрудников компании и управление доступом. Интеграция СЭД с существующими финансовыми, производственными, аналитическими системами предприятия, экспорт данных. Оптимизация бумажного делопроизводства как обязательное условие перехода на электронный документооборот. Совмещение бумажного и электронного документооборота. Перевод документов в электронную форму. Формирование поручений и отчетов в СЭД. Системы контроля исполнения документов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Обеспечение сохранности электронных документов.

• Подходы к организации архивного хранения электронных документов. Проблемы и возможные решения, отечественный опыт и опыт зарубежных стран. Стандарты, руководства и методические рекомендации. Требования к архивному хранению электронных документов: технологии защиты целостности и аутентичности, технологии поддержки миграции, форматы хранения. Вопросы сроков хранения и уничтожения документов. Хранение электронной почты, мгновенных сообщений, баз данных, веб-сайтов.

• Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов. Электронная подпись — обеспечение юридической значимости электронного документооборота. ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. 2016). Регламент использования ЭП. Виды подписей и особенности использования. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.

• Сложные вопросы российского законодательства об электронных документах: как защитить интересы организации.

• Проблемы и пути обеспечения режима конфиденциальности электронного делопроизводства. Информационная безопасность и защита информации. Анализ рисков.

• Облачный электронный документооборот. Новые технологии в развитии электронного документооборота. Применение облачных сервисов. Облачные сервисы для хранения и работы с электронными документами. Опыт применения облачных сервисов в электронном документообороте. Мобильный офис руководителя.

• Тренды СЭД — 2019: укрупнение проектов СЭД, горизонтальное и вертикальное масштабирование ранее введенных решений; юридически значимый документооборот с внешними компаниями; отказ от бумаги; мобильность для всех; миграция крупных компаний на новые; современные ECM-системы и платформы; ROI-подход (ориентация на результативность для бизнеса); технология блокчейна; облачные СЭД. Что такое ECM (Enterprise content management) системы, сравнение с классическими СЭД. Интеграция СЭД с социальными сетями, чат-ботами, мессенджерами и видеоконференцсвязью.

• Сравнительный анализ современных систем автоматизации работы с документами. Преимущества и недостатки.

• Примеры практического успешного опыта внедрения СЭД на предприятиях различных сфер деятельности.