Программа мероприятия

В 2018-2019 годах в сфере документационного обеспечения управления продолжают происходить многочисленные изменения. Вступил в силу новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый ГОСТ распространяется на уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма,справки. Кроме этого, новый национальный стандарт распространяется на электронные документы, и это теперь нормативно закреплено.

Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 утверждена и зарегистрирована в Минюсте РФ 17.08.2018 «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях». Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства путем регламентации на единой правовой и методической основе, устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных организациях, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1 августа 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.101-2018 Информация и документация. Система управления документами. А с 1 июля 2019 года начинает действовать ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Что поменяется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как учесть все требования,организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Ответы на эти другие важные вопросы получат слушатели данного курса.

Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»,утвержденным Приказом Минтруда России № 276н.

Приглашаются: руководители и специалисты служб ДОУ, работники канцелярий, архивов, секретариата, помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота, сотрудники служб персонала и другие заинтересованные специалисты.

____________________________________________________________________________

1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ: Постановление Правительства РФ №477, Федеральный закон №125, Приказ Минкультуры РФ №526 и др.  Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2018 г.).  Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация.Оценка рисков для документных процессов и систем», ГОСТ Р 7.0.101-2018 Информация и документация. Система управления документами.

2. Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация»: новые требования к оформлению документов.  Общая характеристика изменений в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов.

• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением в управлении электронных документов;

• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;

• Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.; Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;

• Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.);

• Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий;

• Трудные случаи подготовки и оформления документов;  Внесение изменений в локальные нормативные акты организации, устанавливающие требования к оформлению документов.

3. Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Работа с Перечнем типовых управленческих архивных документов, с указание сроков хранения (Приказ Министерства культуры РФ №558). Подготовка номенклатуры дел организации.

4. Документационное обеспечение деятельности организации: проблемные вопросы. Построение работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, ведение базы данных документов организации. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

5. Организация хранения документов: разработка номенклатуры дел организации. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

6. ПРАКТИКУМ по деловой переписке: правила оформления, приемы составления писем, типичные ошибки в текстах деловых писем.

7. Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Работа с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

8. Внедрение системы электронного документооборота в организации. Нормативно-правовая база: № 59-ФЗ, №149-ФЗ, №63-ФЗ, Пост. № 890, № 1494 и др.

ГОСТ Р 53898-2013: использование единого формата обмена электронными документами, перечень обязательных сведений об электронных документах. Требования к системам электронного документооборота.

Порядок внедрения электронного документооборота на предприятии. Понятие Workflow. Электронная подпись, виды подписей, теория и практика применения. Особенности организации работы с электронными документами, подписанными электронной подписью. Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документа. Электронный архив.

9. Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства.

10. Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?

___________________________________________________________________

Обучение проводят:

Бельдова М.В. — старший научный сотрудник ВНИИДАД, эксперт-практик в сфере Управления документами, один из авторов ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стаж работы в области делопроизводства и документоведения более 20 лет.

Кузнецов С.Л. —  к.и.н., главный редактор журнала “Делопроизводство”, член редколлегий журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело».

Солнцева О.Н. — эксперт по документационному обеспечению управления, кадровому делопроизводству. Автор публикаций по проблемам разработки организационно-экономического механизма совершенствования системы управления на основе МС ИСО 9000, по вопросам применения стандарта ГОСТ Р 6.30-2003, оформления управленческой документации