Программа мероприятия

В сфере документационного обеспечения управления продолжают происходить многочисленные изменения.

Вводится в действие с 1 января 2020 года ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Управление документами. (Приказ Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст). Стандарт смещает акцент на работу с документами и системами документов в цифровом и онлайн пространстве.

Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2016. Опубликованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.  

Вступили в силу ГОСТ Р 7.0.101-2018 Информация и документация. Система управления документами, Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. А с 1 июля 2019 года начал действовать ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».  

Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как  организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе?

При этом важно понимать, что пренебрежение правилами организации делопроизводства нередко приводит к пагубным последствиям в деятельности организации, становится причиной административной ответственности. 

Ответы на эти другие важные вопросы получат слушатели данного курса.

Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным Приказом Минтруда России № 276н.

Приглашаются: руководители и специалисты служб ДОУ, работники канцелярий, архивов, секретариата, помощники руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота, сотрудники служб персонала и другие заинтересованные специалисты.

1.       Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».  Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2017 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2018 Информация и документация. Система управления документами.  Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2020 года).

2.       Оформление документов в соответствии с  ГОСТом  Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация»: Общая характеристика изменений в правилах составления и оформления документов, в требованиях к бланкам и порядку изготовления документов. Методические рекомендации по применению ГОСТа.

• Состав реквизитов документов: новые реквизиты, введенные в стандарт; изменения в правилах оформления реквизитов. Изменения, внесенные в состав реквизитов и в правила их оформления в связи с применением в управлении электронных документов;
• Бланки документов в соответствии с новым стандартом: виды бланков, правила их изготовления;
• Общие требования к изготовлению документов: шрифты, интервалы, нумерация страниц, нумерация разделов, заголовки разделов и др.; Требования к текстам документов: оформление элементов текста, форма изложения текста, этикетные фразы в тексте документа и др.;
• Видовой состав управленческих документов организации и особенности их подготовки и оформления: локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), информационно-справочные документы (деловая переписка, докладные, акты, справки и др.);
• Юридическая значимость документа: подлинник документа, копия документа, выписка из документа, дубликат документа; порядок заверения копий;
• Трудные случаи подготовки и оформления документов;  Внесение изменений в локальные нормативные акты организации, устанавливающие требования к оформлению документов.

3.      Организация работы службы документационного обеспечения организации: определение ответственных лиц за ведение делопроизводства организации, подготовка инструкции по делопроизводству организации. Создание экспертной комиссии организации: её цели, задачи. Работа с Перечнем типовых управленческих архивных документов, с указание сроков хранения (Приказ Министерства культуры РФ №558). Подготовка номенклатуры дел организации.

4.      Документационное обеспечение деятельности организации: проблемные вопросы. Построение работы с документами: прием и первичная обработка входящих документов, предварительное рассмотрение и сортировка, регистрация входящих документов, ведение базы данных документов организации. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

5.      Организация хранения документов: разработка номенклатуры дел организации. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении. Формирование дел, контроль распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения: оформление обложки, составление описи, передача дел в архив организации.

6.       ПРАКТИКУМ по деловой переписке: правила оформления, приемы составления писем, типичные ошибки в текстах деловых писем.

7.       Как правильно организовать архивное хранение документов? Принципы формирования и оформление дел: нумерация, лист-заверитель дела, обложка, переплет. Типичные нарушения. Составление архивных описей и систематизация дел. Составление предисловия к описи, оформление титульного листа. Составление паспорта архива организации. Сохранность документов в архиве: как создать оптимальные условия хранения документов? Работа с документами ограниченного доступа в организациях всех форм собственности. Использование документов архива, выдача справок.

8.       Внедрение системы электронного документооборота в организации. Нормативно-правовая база. Использование единого формата обмена электронными документами, перечень обязательных сведений об электронных документах. Требования к системам электронного документооборота.

Порядок внедрения электронного документооборота на предприятии. Понятие Workflow. Электронная подпись, виды подписей, теория и практика применения. Особенности организации работы с электронными документами, подписанными электронной подписью. Проблемы обеспечения юридической значимости, целостности и аутентичности электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документа. Электронный архив.

9.       Анализ наиболее характерных ошибок при ведении делопроизводства.

10.    Проверки делопроизводства в организациях. За что штрафуют и как избежать штрафов?

ДОПОЛНИТЕЛЬНО ОБРАЩАЕМ ВАШЕ ВНИМАНИЕ НА ПРОФИЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ:

• ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА. Семинар-практикум. (10 февраля 2020 года, Москва + ОНЛАЙН-трансляция)

• ПЕРСОНАЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК / АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ. КУРС ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ (13-14 февраля 2020 года, Москва + ОНЛАЙН-трансляция)